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元数据

元数据

一、什么是元数据

1. 定义

元数据是描述其他数据的结构化信息，即“关于数据的数据”。
在知识库中，元数据用于说明文档的来源、内容、分类、时间等信息，帮助你更高效地检索、筛选与管理文档。

举例：一本书的目录、作者、出版日期等信息，就是它的元数据。

2. 基本概念

  • 字段（Field）：用于描述文档某一属性的标识项，例如 author、language
  • 字段值（Value）：字段对应的实际内容，例如 Jack、English
  • 字段值计数（Value Count）：表示该字段下存在多少个不同字段值（包括重复项）
  • 值类型（Value Type）：字段值的数据类型
    • 字符串（String）：文本型内容
    • 数字（Number）：数值型内容
    • 时间（Time）：日期或时间信息

二、管理元数据

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1. 元数据管理入口

  • 在知识库管理页面右上角点击 【元数据】，进入元数据管理面板
  • 在此可以进行元数据字段的 创建、修改、删除 与 启用/禁用 操作

相关信息

字段管理为全局级操作。任何变更都会影响该知识库中所有文档的元数据信息。

2. 元数据字段类型

（1）内置元数据（Built-in）

  • 位置：管理面板下半部分
  • 启用方式：默认禁用，需手动开启
  • 生成方式：启用后系统自动提取字段值
  • 修改权限：字段与字段值均不可修改
  • 应用范围：适用于所有已上传及新上传文档
  • 典型字段：
    • document_name（string）：文件名
    • uploader（string）：上传者
    • upload_date（time）：上传日期
    • last_update_date（time）：最后更新时间
    • source（string）：文件来源

（2）自定义元数据（Custom）

  • 位置：管理面板上半部分
  • 启用方式：用户手动创建
  • 生成方式：完全自定义，由用户在文档中标注
  • 修改权限：可编辑、删除字段与字段值
  • 应用范围：新增字段会加入字段列表，需手动在文档中标记后生效
  • 支持类型：字符串 / 数字 / 时间

3. 管理操作

（1）新建元数据字段

  1. 点击【+ 添加元数据】
  2. 选择字段值类型（字符串 / 数字 / 时间）
  3. 填写字段名称（仅支持小写字母、数字、下划线 _）
  4. 点击【保存】

（2）修改元数据字段

  1. 点击字段右侧的【编辑】 按钮
  2. 修改字段名称（不支持修改字段类型）
  3. 点击 【保存】
    • 修改后将同步更新所有引用该字段的文档

（3）删除元数据字段

  • 点击字段右侧的【删除】
  • 删除后，该字段及其所有值将从知识库及所有文档中移除

三、编辑文档的元数据

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1. 批量编辑（多篇文档）

  1. 在文档列表中勾选目标文档
  2. 点击底部操作栏 【元数据】
  3. 在弹窗中执行以下操作：
    • 添加字段：从下拉框选择已有字段，或点击【+ 新建元数据】
    • 填写字段值：直接输入或选择时间
    • 删除字段值：可单独删除或清空多个值。
    • 删除字段（仅选中文档）：仅在当前批量范围内删除字段，不影响全局字段列表
  4. 设置应用范围：
    • 默认仅作用于已有该字段的文档
    • 若开启“应用于所有文档”，则对所有选中文档生效
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2. 编辑单篇文档

  1. 进入文档详情页
  2. 执行以下操作：
    • 添加元数据：可新建或选择已有字段
    • 填写字段值：在字段右侧输入内容
    • 修改/删除值：点击“编辑” → “修改或删除” → “保存”
    • 删除字段：仅删除当前文档中的字段，不影响全局字段

四、使用元数据筛选文档

在应用中可将元数据作为检索过滤条件，限定搜索范围，从而提高召回精度。

常见做法：

  • 按 department、category、language 等字段过滤文档
  • 按 effective_date、last_update_date 等时间字段筛选版本或时效

五、常见问题（FAQ）

  1. 元数据的作用是什么？

    • 提升搜索效率：通过字段过滤提高命中率。
    • 增强安全性：结合访问策略管控敏感信息。
    • 优化数据管理：统一字段定义与命名规范。
    • 支持自动化：在流程中可基于元数据触发动作。

  2. 字段列表与文档内元数据的区别？

    • 字段列表（全局）：预设可用字段，所有文档共享。
    • 文档内元数据值：单篇文档的实际取值。

  3. 删除字段的影响范围？

    • 在管理页面删除：全局移除字段与所有字段值。
    • 在批量编辑中删除：仅影响选中文档。
    • 在文档详情页删除：仅影响当前文档。