【课题研究（深度）】《财务机器人风险与控制研究》（2）之财务机器人应用总结分析篇
本课题主要涉及艺赛旗课题组成员对财务机器人在核心技术、应用场景、转型机制、风险管控等方面的研究。课题内容较长，我会分系列为大家发出，今天接着上次为大家分享的《财务机器人风险与控制研究》的第二部分“财务机器人应用总结分析”内容，今天继续为大家分享本部分的余下内容——“财务机器应用分类”和“财务机器人未来发展”，欢迎大家阅读。
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财务机器人应用分类
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综合诸多财务机器人的实际应用案例, 我们可以将财务机器人按部署方式、操作场景、 运行方式等标准进行分类, 以便于我们针对不同类型的财务机器人, 做好风险的识别与控制。
按部署方式分类
按照机器人是否能连接外网以及是否能与其他机器人有数据交互, 我们可以将财务机 器人细分为公网单机财务机器人、公网联机财务机器人、内网单机财务机器人以及内网联机财务机器人四种类型。其中联机财务机器人与单机财务机器人的区别主要是财务机器人是否部署了机器人控制平台、机器人是否与控制平台互联。
公网单机财务机器人
此类财务机器人是部署在公网环境, 并且不与机器人控制平台互联。通常是由财务人 员手工触发执行, 可以访问外部互联网。由于不与控制平台互联, 通常只能记录简单的机器 人执行日志, 无法详细记录具体的场景日志并且无法对财务机器人执行的情况进行回溯。
例如: 银行余额查询机器人, 它可结合一个程序可控的ＵSB-ＵＵB 硬件, 实现自动登陆
多家银行的网站, 完成银行余额查询、电子回单打印、银行流水下载等自动化流程。这些基 于网银操作的流程必须要连接公网, 但是又不需要跟其他机器人协同作业, 这种情况适合部 署为公网单机财务机器人。
公网联机财务机器人
此类财务机器人是部署在公网环境, 可以访问外部互联网, 与机器人控制平台互联. 财 务机器人的运行可以通过控制平台设置定时任务, 可以在控制平台配置机器人日志策略, 通 过文本、录屏等方式记录不同类型的财务机器人运行日志信息, 以用于对财务机器人执行情 况的回溯、复核等。
例如, 为了提升机器人的运行效率, 一个财务机器人有可能会被安排在不同的时间段去执行不同的业务流程。比如我们可以安排一 个财务机器人在上午处理对账业务, 在下午处理开票业务, 在晚上处理银行余额查询业务, 对机器人进行调度、安排定时任务以及实现数 据在不同的业务流程中的交互和传递。这种情况就需要搭建机器人控制平台来部署公网联机财务机器人。
内网单机财务机器人
此类财务机器人是部署在客户的内网环境, 不与机器人控制平台互联, 通常是由财务人 员手工触发执行。由于不与控制平台互联, 通常只能记录简单的机器人执行日志, 无法详细 记录具体的场景日志并且无法对财务机器人执行的情况进行回溯。
例如, 有些企业对数据安全及私密性要求较高, 他们会将一 些核心业务的财务机器人部署在内网, 如果这个企业财务机器人数量不多, 没有部署控制平台, 那么这种财务机器人就是内网单机财务机器人。
内网联机财务机器人
此类财务机器人是部署在客户的内网环境, 与机器人控制平台互联，财务机器人的运行 可以通过控制平台设置定时任务, 可以在控制平台配置机器人日志策略, 通过文本、录屏等方式记录不同类型的财务机器人运行日志信息以用于对财务机器人执行情况的回溯、复 核等。
例如, 一些金融企业对数据安全和私密性要求较高, 他们会将核心业务的财务机器人部署在内网, 同时还会部署控制平台, 实现对财务机器人的调度、任务派发、监管和控制。比如 某银行通过部署多台内网联机版财务机器人, 协同处理对账、发票处理、业务工单处理、报表 处理等多种财务业务。
按操作场景分类
财务工作往往规则明确、流程清晰、数据量大、频率高, 跨平台跨系统的数据采集及数 据调用的财务业务场景很多, 正因如此, 财务机器人已被广泛应用于财务工作的方方面 面。** 按操作场景不同, 可将财务机器人细分为查询类机器人、报送类机器人、操作类机器人、分析比对类机器人等。** 应对不同操作类型的财务机器人, 其风险的识别与管控程度也 会有所差异。
查询类财务机器人
常见的财务机器人查询类场景包括银行余额查询、科目余额查询、发票查验等。基于查询类财务机器人, 还可扩展出处理银行余额调节表、费用报销等相对复杂业务场景的财务机器人。
如银行余额调节表机器人, 可自动登陆财务系统下载银行科目余额表, 自动登陆网银下 载银行交易流水, 然后将银行科目余额表和银行交易流水进行一 一 比对, 筛选出各种未达账项, 自动生成银行余额调节表。根据相应的对账逻辑, 银行余额调节表机器人可实现一 些比较复杂的、一 对多甚至是多对多的对账情形。当然, 对于一 些特殊的、非常规的交易数据, 还需要人工参与最终的复核, 以确保财务机器人工作的准确性。
银行余额调节表机器人的整体业务流程如图 3 所示。
银行余额调节表机器人的整体业务流程如图 3 所示。
报送类财务机器人
常见的财务机器人报送类场景包括纳税申报及其他监管申报等, 报送类机器人往往在报送环节之前, 还需要完成报送数据的采集和整合。
以纳税申报机器人为例, 如果企业有完善的税金管理系统, 机器人可自动从税金管理系 统中获取各种纳税申报表, 然后自动登陆到各地的纳税申报网站, 自动完成各个申报表及其附表的填报。如果企业没有税金管理系统, 纳税申报机器人也可以直接从财务系统中获 财务数据, 根据相应的计算规则, 计算生成增值税申报表等各种纳税申报表, 然后再自动登 陆到纳税申报网站, 完成填报工作。在申报确认的最后环节, 通常都会让人工参与复核确认 和提交。
纳税申报机器人的整体业务流程如图 4 所示。
图 4 纳税申报机器人流程示例
处理类财务机器人
常见的财务机器人操作类场景包括业务单据处理、凭证总账处理、付款流程审批、费用报销审批等, 操作类机器人主要是替代人工完成一 些规则明确的业务操作流程, 诸如各种基于 ERP 系统操作的业务流程和审批流程。操作类机器人往往还会结合数据获取、数据核对校验等功能来实现相对比较复杂的付款审批和费用报销审批等业务操作流程。
以费用报销机器人为例, 通过费用报销机器人可自动登陆企业的费用报销系统, 打开电子费用报销单及对应的发票附件获取报销单信息, 并通过光学字符技术 (OCR) 来识别发票信息, 同时登陆税局网站查验发票的真伪, 查验拾头、识别号、销售方信息等信息是否 规范, 查验报销金额、付款明细及合计是否与报销单一 致。若真实性、合规性及一 致性均没问题, 机器人将会自动审批此报销单, 并生成费用报销数据汇总表, 并通过邮件发送给 相应的财务人员。对于机器人审核出来有问题的报销单, 则会转给相应的财务人员人工 参与处理。
费用报销机器人的整体业务流程如图 5 所示。
图 5 费用报销机器人流程示例
分析对比类财务机器人
常见的财务机器人分析比对类场景包括各种对账和各种报表处理等。分析比对类机器 人通常会结合数据获取、数据核对校验等功能来实现相对比较复杂的对账场景和报表处理场景。
对账机器人是在财务机器人中应用非常广泛, 它适用的财务对账场景很多, 可以适用于企业内部的对账, 比如企业内部的业务账与财务账的核对、总账与银行流水的核对, 也可适 用于企业与客户及供应商之间的往来账务的核对。对账场景的复杂度, 关键取决于它的对 账逻辑是否复杂。通常对账场景无论其对账逻辑是否复杂, 它的主要流程基本上都是 "数据下载— 数据整合比对— 对账结果 (报告) 发送"。从目前的财务机器人案例分析, 财务机器人对账率无法百分之百实现, 因为企业的实际业务场景通常都比较复杂, 尤其是与供应商或客 户的对账, 会受到账期、损耗、商业折扣等因素的影响, 可能会出现很多一 对多甚至是多对多的情形。这时候, 就需要在财务机器人实施过程中详细梳理出所有可能出现的对账逻辑。比如, 对账时取哪些为对账维度, 哪些是关键对账维度等都非常重要。
某银行卡中心银联多渠道还款对账机器人的整体业务流程如图 6 所示。
按运行方式分类
按机器人的运行方式分通常有两种: 全自动型机器人和人机交互型机器人, 通常又将它 们称为无人值守型机器人和有人值守型机器人。顾名思义, 无人值守机器人就是不需要财 务人员的干预, 机器人的启动和运行均无需人工介人 , 全程自动化操作。而有人值守机器人则是在流程执行环节的某个节点或者是多个节点都需要财务人员的参与, 参与的方式有信息确认、数据录人、指令发布等。
图 6 对账机器人流程示例
无人值守型财务机器人
无人值守型机器人, 由机器人自行触发, 以循环批处理模式连续不间断地执行某个业务 流程。机器人可以全天候 24 小时不间断的运作。可通过控制平台访问无人值守型机器人, 也可在控制台中实时查看、分析、部署调度、监控和修改无人值守型机器人。
无人值守型机器人常用于可以在后台执行的业务场景, 以实现大量财务数据的采集和 分析。例如发票查验机器人, 可设计为无人值守型机器人, 可以 24 小时不间断地在后台查验发票的真伪; 电商平台交易数据处理机器人也可设计为无人值守型机器人, 可以 24 小时不间断地将电商平台交易数据自动下载并录人到企业内部的 ERP 系统中。
有人值守型财务机器人
有人值守型机器人, 则是在流程执行环节的某个节点或者是多个节点需要人工的参与。出于财务谨慎性和严谨性以及财务实际业务的复杂性考虑, 目前财务机器人的实际应用案例中, 绝大部分的财务机器人都是有人值守型, 例如前文提及的银行余额调节表机器 人、费用报销机器人和纳税申报机器人等, 均在不同的流程节点有财务人员的人工参与和确认。
无人值守型机器人和有人值守型机器人并非是对立和独立的。在同一 个控制平台下, 无人值守型机器人和有人值守型机器人可以实现协同作业, 两种方案组合部署, 既可以简化 业务流程, 又可以在一 定程度上保证业务流程的准确性和严谨性, 提高整套财务机器人解决方案的整体效率和准确率。
企业可根据自身的业务特点和实际需求, 选择单独部署其中的一 种机器人或者两种机器人组合部署, 以实现财务机器人的效率最大化。
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未来财务机器人应用的发展
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财务机器人的出现, 不是单纯为了替代财务人员, 而是为了把财务人员从简单重复低价 值的单一业务工作中解放出来,让财务人员有更多的时间和精力去处理一 些更复杂更专业高价值的工作。
比如可以让财务人员基于财务机器人获取到的财务基础数据进行比较深人的财务分析 和预测, 让财务人员有时间去学习和了解企业的业务, 为业财一体、业财融合奠定基础,使财务人员有机会转转型成既懂财务又懂业务的复合型人才, 真正成为企业战略决策与分析的生力军*。
目前, 财务机器人主要处理一些规则明确、逻辑清晰、流程标准的业务, 对规则、逻辑、流程以及数据格式均有一定的要求。比如, 纸质的发票和文件就需要通过 OCR 技术识别成电子化的数据以后才能由机器人来自动执行。而一些逻辑不够清晰的, 需要很多人脑思维判断的业务流程, 还不能通过机器人实现流程自动化, 仍需要一些人工的参与。
随着人工智能技术的发展, 那些需要人工参与, 需要人脑识别和判断的相对复杂的财务 流程也将会逐步实现自动化。未来的人工智能技术, 将会赋予财务机器人更多的类似于人 类大脑的分析判断能力, 财务机器人也会像人类一 样, 具备能听、能看、能说、能思考的综合能力。
相信在不久的将来, 财务机器人结合语音识别技术, 便可读懂人的语音指令, 更生动更 快捷地实现一些人机交互的财务业务流程。结合图像识别、语音识别、语义识别与分析等智 能引擎, 财务机器人将不仅能识别发票和标准格式的文件, 还能识别非标准的合同以及各种 非标准的财务报告, 能根据各种智能的财务报表模板, 自动生成各种不同口径的财务报告及 其附注, 甚至还能智能地对财报及附注进行专业性的解读与分析, 并对各种异常的财务事项 进行实时的监控和解读。结合机器学习和智能算法, 财务机器人在被训练后将具备智能 溯数据和查找分析问题原因的能力, 并可通过不断的机器学习对企业业务发展进行分析、预测和判断, 还能对某些业务场景给出科学的有针对性的建议。
