【课题研究（深度）】《财务机器人风险与控制研究》（四）之财务机器人应用风险控制及总结篇

财务机器人风险与控制研究

本课题主要涉及艺赛旗课题组成员对财务机器人在核心技术、应用场景、转型机制、风险管控等方面的研究。课题内容较长，我会分系列为大家发出，今天为大家分享《财务机器人风险与控制研究》的第四部分“财务机器人应用风险控制”余下的内容，欢迎大家阅读。

  四、按运行方式设计风险控制体系

财务机器人按运行方式分为全自动无人值守机器人、人机交互式机器人, 触发方式分别为定时触发、手工触发, 其中人机交互式机器人除手工触发外还支持外部参数输人。我们要对财务业务进行分类, 在风险可控的前提下, 配置不同的机器人运行方式。剖析财务业务性质, 结合财务机器人的部署方式, 在部署之前应将财务业务归类, 进行两种不同部署方式的  可行性分析以及对效益进行评价。

按照机器人的运行方式, 结合具体的财务性质, 可将机器人运行分为定时触发、手工触发、外部参数键人触发。按照业务执行频度将财务业务分为每日、每周、每月, 对于频度固化且操作固化的财务业务, 如银行流水的下载、制单、日调节表等业务根据频度将机器人运行配置为定时运行。频度的划分应考虑财务机器人的运行方式, 有些业务如回单的下载排序,  对业务人员而言可将业务分散于每日 , 也可集中在月底一 次性进行, 但是对机器人运行而言, 我们要在划分频度之前充分考虑机器人的运行负载风险, 此类业务最好的设计应将运行分散开, 防止一次性并发产生的负载过大风险, 同时每日运行有助于更好地进行风险控制。在实际财务工作有些业务的逻辑固化但发生时间存在不确定性, 如明细对账、批量付款等,  此类业务的运行触发由人工灵活控制, 同时人工可及时对运行结果进行风险监控, 此类业务 的运行方式即为手工触发的运行方式; 还有一类业务整体操作、逻辑固化, 但是某些节点需要人工进行一些机器人运行的参数配置, 此时需由人工判断, 需要将参数如何配置, 这些参数存在一些不确定性, 如会计期间的选择、费控参数的配置等, 此时外部参数键人的触发方式更为灵活可控。

在机器人运行过程中, 对于涉及系统操作的机器人流程, 对业务关键节点要进行实时监控, 关键节点出现异常要及时终止机器人, 防止机器人的误操作风险；同时机器人在运行过程中应输出完备的日志, 形成良好的实时提醒、告警预警机制; 机器人运行过程中要有录像输出, 保证机器人运行记录的可追溯性。

在机器人运行后, 人工要对机器人运行结果进行复核。首先确保机器人的运行是正常运行终止的, 机器人非正常运行结果一般会出现逻辑错误, 从结果初步分析即可得出结论, 如 1000 张回单的排序, 排序率很低, 应判断机器人运行非正常终止, 此时应及时终止与此业务相关联的所有其他财务业务, 及时把控关联性风险; 判断机器人运行正常终止后, 要对机器人运行的数据结果进行复核、检查, 这里可以运用关联性检查或相关系统本身的校验机制, 关联性检查适用于强耦合性的财务业务流, 如结转损益凭证必须进行多个会计区间的账务审核完毕, 即账务审核为结转损益凭证的必要条件, 此时即可通过后一个业务去检查机器人运行结果; 有些财务机器人流程可通过系统本身的校验功能进行校验, 如数据录入相关财务流程, 税务报送、制单等, 在机器人完成数据录入后, 通过系统校验功能对机器人录入数据准确性进行校验。

五、财务机器人应用风险预防措施

在财务机器人部署设计时, 企业应制定相应的机器人制度, 为机器人运行创造环境。机器人的管理一般集中于 IT 部门, 集中管理有利于加强精细化管理, 实现整体机器人运行效率最大化, 由 IT 部门配合实际情况做机器人的权限划分, 无业务关联的机器人应相互独立运行, 因机器人本身运行出现的问题 IT 部门应做到及时发现、定位、处理问题。同时财务部门也应制定相关的财务制度配合机器人运行, 在安全合规的前提下, 如网银类业务集中化管理ＵKEY, 配备属于机器人权限的相关的系统账号等。

在机器人流程设计本身, 应充分考虑容错、异常情况, 在安全可控的前提下, 尽可能提高流程的稳定性, 在稳定性的前提下尽可能提高机器人的运行效率。流程设计应在场景选取上选择适合机器人运行的场景, 在机器人逻辑确认上, 应结合具体业务性质找到编程逻辑, 确保逻辑的准确性, 完全适配于业务, 开发人员与业务人员的对接要保证细致周到, 防止因逻辑设计不全面产生后续流程运行出错的风险。在机器人流程架构设计上, 应充分考虑任何流程可能出现的因素, 将可能产生的异常情况进行分类, 在流程中加入关键节点容错以及整体流程容错, 保证机器人运行不会出错, 出现非流程本身的异常能及时告警。同时还要考虑好相应的补录机制, 这就需要在流程设计时精准记录相关的运行结果, 保证机器人在重新运行时有连续性不会覆盖也不会出现断点, 如网银流水查询机器人, 每查询完一家银行流水数据, 就记录相应的状态, 在机器人操作网银界面之前先读取状态, 再做相应操作; 在机器人流程测试阶段应尽可能多的进行测试, 在测试中不断再对流程进行优化。

对于业务人员而言, 需要掌握基本的机器人运行原理, 能够在机器人运行异常时初步分析出是由于系统或者上游数据导致机器人运行出错。流程开发人员应将详细的流程设计思 路与维护人员交接并输出相应的逻辑定义文档和流程维护文档, 维护人员要熟悉流程设计思路, 做到精准定位问题并进行处理。

总结

行业的技术发展日新月异, 企业的业务、管理等也在不断提升, 监管的各项要求也随着内外的发展不断做出调整, 财务机器人同样也会不断发展前行, 随之而来的是其面对的风险是不断发生变化的。因此, 财务机器人的风险管控是一个长期的、持续的和动态的过程, 需要对风险管制措施进行效果评价, 用以检查与评价财务机器人风险与控制过程的充分性和 有效性, 并根据评价结果对控制措施做出适当的优化与调整。

财务机器人的风险与控制评价可结合公司整体的风险管理模式, 对现行财务机器人风险与控制体系的健全性、遵循性与有效性进行检测、分析和评定。通过风险管理与内部控制评价, 不但能够发现和检测风险管理与企业内部控制制度的缺陷, 而且可以了解具体执行程度和执行结果, 从而提高财务机器人风险控制水平。

不管过去还是现在, 信息化技术的高速发展总是一次次的刷新我们对事物的认知, 正如当下财务机器人的快速应用, 使得从业者或是科研工作者都在思考现在财务是这样, 未来财务会是怎样? 我们在享受科技进步带来的红利的同时, 也要冷静思考业务本身的技术下沉。财会工作更是追求严谨、规范和精确。这也要求在更加关注财务机器人辅助财会工作的同时, 要严格地管理财务机器人的应用风险。

本文从当下财务机器人的基本架构着手, 结合实践经验, 将财务机器人按部署方式分为公网单机财务机器人、公网联机财务机器人、内网单机财务机器人以及内网联机财务机器人四种类型; 按操作场景分为查询类机器人、报送类机器人、操作类机器人、分析比对类机器人四种类型; 按运行分全自动型机器人和人机交互型机器人两种类型式, 并逐一探讨剖析其中存在的应用风险。面临的四大类风险分为监管合规风险、内部管控风险、数据准确性风险和信息安全风险, 我们对于风险的识别与量化, 采用了 LEC 原则,D 代表风险值、L 代表发生的可能性、E 代表暴露于危险环境的情况和 C 代表发生事故产生的后果。对于如上不同类型的财务机器人风险进行度量, 我们发现整个应用风险控制体系设计需要借助基于 "信息化系统—机器人—操作员" 链条本身, 在此链条的发生前、发生中、发生后, 围绕事前、事中和事后, 从规章制度着手, 把关流程设计, 建立起高效可快速流转的维护机制。只有建立起这样一整套完善的应用风险控制体系, 才能使得财务机器人这项技术能够真正地帮助和服务财会人员。