某金融行业股份制银行费用报销审批机器人

费用报销审批机器人

应用背景
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公司简介 **

某股份制银行成立于 80 年代，作为中国金融体制改革的试点银行，是国内最早组建的股份制商业银行之一。该行以客户需求为导向，以创新和市场细分，领跑于中国信用卡市场。

该行信用卡中心开展了个人信用卡、商务卡、邮购分期、信用卡商城等多种新兴金融业务。信用卡中心业务数据量大，工作繁杂，卡中心的业务人员长期加班，高负荷作业，尤其是财务部门在费用报销单据审核流程中使用较多人力，工作繁杂，出错率较高。****

该行卡中心通过市场了解到 RPA 产品，期望通过 RPA 项目的实施，节省财务部人工，提高工作效率和工作准确率。****

业务流程现状及痛点

项目小组经过多天的调研，了解到该银行费用报销审批流程上存在工作量较大、效率低下、出错率较高等问题，具体业务现状及痛点如下：

财务人员进入费用报销系统搜索待审核的电子单据，审核电子单据的相关信息，具体需要审核的信息包括：电子单据分类、电子单据模板、标题、业务主体、摘要、金额、付款信息、事项说明、审批流程人员及意见等关键字段。

电子单据审核无误以后，还需再仔细核对纸质发票的相关信息，审批发票的真实性、合规性，以及与电子报销单的一致性，信息审批无误，提交审核意见移交下一审批环节。若信息有误则线下直接跟当事人沟通并处理。

需要人工登录费用报销系统，需要人工核实发票的真实性，同时根据企业内部对费用管控的规则来审核发票的合规性，然后再逐一核对电子单据与纸质单据信息的一致性。人工核对电子单据和纸质单据，流程繁琐，效率低，耗费人工，出错率高。

财务机器人项目目标

自动登陆费用报销系统；

自动完成费用报销单的审批；同时生成 excel 的发票信息明细表，

在每张报销单后面附上一张相应的发票信息明细表。

确认有误的单据，生成报销单据异常信息汇总表，

保存到指定路径并通过邮件发送给相关工作人员线下人工判断处理。

电子费用报销单的界面需审核如下信息：（1）分类选择、模板选择（2）标题、业务主体、摘要、金额、付款信息、事项说明、审批流程人员及意见；

纸质单 **** 据需审核如下信息：（1）查验发票的真实性；（2）审核发票内容是否符合企业规定；（3）审核发票与电子报销单的一致性。以上信息审批无误，提交审核意见并推送下一审批环节；

具体流程

1、自动登陆费用报销系统，完成费用报销单的审批流程；同时生成 excel 的发票信息明细表，在每张报销单后面附上一张相应的发票信息明细表。

2、审核发票的真实性、合规性以及和费用报销单的一致性；

3、生成费用报销审批汇总表及发票信息汇总表，自动审批。成功及未成功的分别记录在汇总表中，保存到指定路径并通过邮件发送给财务人员核实处理。

财务机器人

解决方案

项目小组经过业务流程现状和痛点的梳理，结合往期项目实施经验，出具解决方案。具体如下：

RPA 可自动登陆费用报销系统，逐一打开待审核的费用报销单，并读取报销单的附件发票图片，通过 OCR 技术识别发票的所有信息，并登陆国税局网站查验发票的真伪，校验发票与报销单的信息是否一致，还可以根据企业自定义的费控规则，审核发票是否符合企业的一些特殊规定。

如果发票的信息与电子单据审核不一致，RPA 也可自动生成报销单据审核异常汇总表，保存到指定路径并发送邮件给相关人员。

具体的业务流程图如下：

RPA 在识别发票的信息以后，将所有发票信息汇总生成一张发票信息汇总表 **，** 同时按每张报销单切分成一张发票信息明细表，并将此发票信息明细表上传到费用报销系统，作为对应报销单的附件。

发票信息登记表的内容包括但不限于以下信息：购买方名称、纳税识别号、发票代码、发票号码、开票日期、金额、税额、税率、价税合计金额、销售方名称、发票名称、发票查验结果等。

财务机器人

实施收益

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效率提升

**** 整个费用报销审批流程全程自动化，原来有 15 个专职的费用报销审批人员，实施后只保留五名审核人员，他们只需审核 RPA 自动驳回的报销单，大大提升了流程效率。实施上线运行以后，RPA 自动审批通过的费用报销单比例达到 75% 左右，人工参与的比例只有 25%，大大提升了流程整体效率。

准确率提升

整个费用报销审批流程由 RPA 自动执行，只要系统逻辑准确无误，RPA 运行就不会出现数据误差。

成本降低

OCR 和 RPA 的整体投入和维护成本远低于减少的人力成本。

时效性提升

以前费用报销流程审批周期长，现在 RPA 自动审批，平均一张报销单自动审批时间大约在三分钟左右，时效性大幅提升。

业务安全可控

整个费用报销流程由 RPA 执行，RPA 无情感无私心，信息系统和企业财务数据的安全能有更好的保障，安全可控。